Uso del Ordenador. Facultad de control y vigilancia.

Las tecnologías en el trabajo son tan imprescindibles como la existencia de un código de uso y conducta hacia ellos. 

Frecuentemente la práctica del BYOD "bring your own device" unido al desarrollo tan rápido de las nuevas tecnologías, no han permitido legislar de manera exhaustiva el uso del ordenador en el trabajo. Veamos algunos ejemplos: uso con fines privados (la consulta de prensa, redes sociales y profesionales, correo electrónico personal) y uso para una actividad sindical (informaciones a los trabajadores, votaciones)

Para determinar que tipo de limitación es la más adecuada a la empresa es preciso conocer cuál es su situación y valorar sus necesidades, atendiendo a su tipo de actividad, tipo de empleados, cultura y clima laboral y situación económica, entre otras. 

Para concretar una política de limitación de uso de tecnología, debemos tener en cuenta, los siguientes usos: para fines profesionales y potestad de control; la utilización de Internet, correo electrónico corporativo, redes sociales, aparatos de telefonía; fines personales limitados o no y las consecuencias en caso de incumplimiento.

El artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores establece que "el empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control". Una vez establecidas estas limitaciones no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado "una expectativa razonable de intimidad" en los términos que establecen las sentencias del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de 25 de Junio de 1997 (caso Halford) y 3 de abril de 2007 (caso Copland) para valorar la existencia de una lesión del artículo 8 del Convenio Europeo para la protección de los derechos humanos. (Expansión Suplemento 12/03/2016, autores coordinadores José Prieto y Raúl Rubio).

Por tanto, hechos los avisos oportunos no cabe la posibilidad de utilizar el derecho a la intimidad del trabajador.

Otras veces en cambio, no existe normas internas de la empresa que prohíben el uso del ordenador para fines distintos de los profesionales pero, sin embargo, el convenio colectivo de aplicación si lo contempla como una falta susceptible de sanción; en este caso los trabajadores podrían considerarse informados de la finalidad con la que se debe utilizar el ordenador y además el empresario podría quedar legitimado para hacer uso de su facultad de control y vigilancia y por tanto de sanción, sin vulnerar el derecho a la intimidad.

Expliquemos ahora como conseguir elementos probatorios del incumplimiento del trabajador de esa política de limitación del uso del ordenador. En primer lugar el empresario debe asegurarse de la falta del trabajador y que la única forma de probarlo es la monitorización o auditoría del contenido. Por ejemplo una caída de las ventas y el testimonio de un trabajador del uso indebido por parte de otro, mala reputación de la empresa en diferentes medios, entre otras. Una vez que se obtienen indicios suficientes o sospechas fundadas, el empresario debe informarle de que se va a proceder a auditar el contenido de su ordenador, y de que se va a realizar una copia del mismo. Este proceso debe hacerse en presencia del propio trabajador afectado, así como de un representante de los trabajadores, o en su defecto, de otro trabajador, y como más recomendable, en el centro de trabajo y en horario laboral. Además la presencia de un notario y la custodia por el mismo de la información garantiza su validez probatoria hasta que se celebre el posible juicio laboral.

Por último y no menos importante, la falta de prohibición expresa por parte del empresario y su inexistencia en el Convenio Colectivo, equivale a permiso tácito y, por ello, el uso privado esta protegido por su carácter íntimo y confidencial.